Webサービスを増やす前に、今使っているものを見直す

Webの仕事をしていると、

「何か便利なサービスはないかな」

と探すことがあります。

便利なものは、本当にたくさんあります。

タスク管理。

予約管理。

顧客管理。

メール配信。

SNS管理。

画像制作。

オンラインストレージ。

フォーム。

チャット。

AI。

決済。

会計。

ホームページ。

ネットショップ。

探し始めると、いくらでも出てきます。

しかも、

「無料で使えます」

「これだけで業務効率化できます」

「AIで自動化できます」

「今までの作業を半分にできます」

そんな言葉もたくさん目に入ります。

僕も、こういうものを見るのは嫌いではありません。

むしろ好きなほうです。

新しいサービスを見ると、

「これ、何に使えるかな」

と考えてしまいます。

でも最近は、その前に一つ考えるようになりました。

「今使っているものでは、本当にできないんだろうか？」

新しいサービスを探す前に、今あるものを見る

例えば、

「タスク管理をちゃんとしたい」

と思ったとします。

そこで新しいタスク管理サービスを探す。

もちろん、それも一つの方法です。

でも、その前に、

今使っているカレンダー。

メール。

メモ。

スプレッドシート。

スマートフォン。

パソコン。

このあたりを見てみる。

もしかすると、すでに必要な機能を持っているかもしれません。

新しいサービスが必要なのではなく、

「今あるものをどう使うかが決まっていない」

だけかもしれない。

ここは結構あります。

「機能が足りない」と「使い方が決まっていない」は違う

例えば、

「情報を管理できる場所が欲しい」

という話。

新しい情報管理サービスを導入する前に、

「今、その情報はどこにありますか？」

と聞いてみる。

メール。

LINE。

紙。

Excel。

スマートフォンのメモ。

Googleドキュメント。

デスクトップ。

人の頭の中。

いろいろ出てくる。

そこで問題なのは、

「管理ツールがない」

ことではなく、

「情報の置き場所が決まっていない」

ことだったりします。

この場合、新しいツールを入れても、

情報がまた別の場所に増えるだけです。

道具を増やすと、仕事も増える

新しいサービスを導入すると、

最初は便利になります。

でも、その瞬間から、

新しいID。

新しいパスワード。

新しい設定。

新しい操作方法。

新しい通知。

新しいデータ。

新しい更新。

新しい料金。

新しいルール。

が増えます。

つまり、

「便利なサービスを一つ増やす」

ということは、

「管理するものを一つ増やす」

ということでもあります。

ここを忘れないようにしたい。

無料でも「コスト」はある

無料サービスなら、お金はかかりません。

でも、

時間はかかります。

覚える時間。

設定する時間。

整理する時間。

使い方を調べる時間。

トラブルに対応する時間。

乗り換えるときの時間。

引き継ぐときの時間。

これもコストです。

だから、

「無料だから試してみよう」

が必ずしも悪いわけではありませんが、

「無料だからコストゼロ」

でもありません。

「とりあえず登録」が積み重なる

Webサービスは登録が簡単です。

メールアドレスを入れる。

アカウントを作る。

少し設定する。

試してみる。

合わなければ放置。

これができます。

そして半年後、

「これ、何に使ってたっけ？」

となる。

僕自身も、こういうことはあります。

便利そうだから登録した。

一度試した。

そのまま使わなくなった。

でもアカウントは残っている。

こういうものが増えると、

デジタルの机の引き出しがどんどん増えていきます。

Webの中にも「物置」ができる

現実の部屋なら、

「使っていないものを捨てよう」

と思えます。

でも、デジタルのものは場所を取らない。

だから残りやすい。

使っていないサービス。

古いSNSアカウント。

昔のクラウドストレージ。

使わなくなったメールアドレス。

古いドメイン。

昔作ったフォーム。

古いWebサイト。

こういうものが静かに残っています。

物理的には邪魔にならない。

でも、情報としては少しずつ複雑になります。

「どこにあるかわからない」は、それだけで問題

仕事をしていると、

「あのファイルどこだっけ？」

「あの情報、どこに書いたっけ？」

「このアカウント、誰が管理してたっけ？」

ということがあります。

これは、検索能力の問題だけではありません。

情報の置き場所が整理されていないということです。

新しいサービスを増やす前に、

「今ある情報は、どこにある？」

を一度確認する。

これだけでも、かなり違います。

サービスには「役割」を持たせる

僕はWebサービスを使うとき、

「これは何のための場所？」

を決めるようにしています。

例えば、

カレンダーは予定。

メールは連絡。

クラウドストレージはファイル。

Webサイトは公式情報。

SNSは日々の発信。

フォームは問い合わせ。

スプレッドシートは一覧管理。

AIは整理や壁打ち。

もちろん、実際には一つのサービスで複数のことができます。

でも、

「この情報は、最終的にどこに置くのか」

を決めておく。

これが大切です。

一つのサービスに全部入れなくてもいい

逆に、

「一つのサービスですべて管理しよう」

としすぎるのも危険です。

何でも一つにまとめれば便利そうですが、

そのサービスが止まったら全部止まる。

仕様が変わったら全部影響する。

料金が上がったら全部見直す。

担当者が変わったらわからなくなる。

ということもあります。

だから、

何でも一つにまとめるのではなく、

「役割ごとに整理する」

くらいがちょうどいい場合があります。

「どこに何があるか」がわかるほうが大事

僕は、

「何個のツールを使っているか」

より、

「どこに何があるか説明できるか」

のほうが大事だと思っています。

例えば、

「お客様情報はここ」

「最新の商品情報はここ」

「投稿用の写真はここ」

「公式な会社情報はWebサイト」

「予定はカレンダー」

というように、

場所を説明できる。

これなら、サービスが5個あっても、それほど困りません。

逆に、

「たぶんこの辺にある」

という状態なら、

2個しか使っていなくても困ります。

Webサービスを増やす前に、棚卸しする

一度、今使っているサービスを書き出してみるのもおすすめです。

例えば、

・ホームページ
・SNS
・メール
・クラウドストレージ
・カレンダー
・フォーム
・会計
・ネットショップ
・画像制作
・AI
・その他

そして、それぞれについて、

「何に使っている？」

を書く。

次に、

「誰が使っている？」

を書く。

そして、

「なくなったら困る？」

と考える。

最後に、

「今後も使う？」

と考える。

意外と、

「なくても困らない」

ものが見つかります。

使っていないサービスは、悪ではない

ここは少し誤解してほしくありません。

使っていないサービスがあるからダメ、という話ではありません。

試すこと自体は悪くない。

新しいものを知ることも大切です。

ただ、

「使っていないものが残っている」

ことに気づいているかどうか。

そこが重要です。

使わないなら、

「今は使わない」

と判断する。

必要になったら、また探せばいい。

Webサービスは、必要になったときに見つけられるものも多いです。

「いつか使う」は意外と使わない

これも、よくあります。

「いつか使うかもしれない」

「便利そうだから残しておこう」

「せっかく登録したから」

この気持ちはわかります。

でも、

「いつか」

のために管理し続けることにもコストがあります。

もちろん、重要なデータやドメインなどは慎重に扱う必要があります。

何でも勢いで削除すればいいわけではありません。

でも、

「本当に残す理由はある？」

と考えることはできます。

新しいツールを導入するときの質問

僕なら、新しいサービスを使う前に、こんなことを考えます。

「何が困っている？」

「今はどうやっている？」

「今の方法では何が足りない？」

「本当に機能が足りない？」

「使い方を変えれば解決しない？」

「新しいサービスを入れると何が減る？」

「逆に何が増える？」

「誰が管理する？」

「半年後も使っている？」

「そのサービスがなくなったらどうする？」

ここまで考えて、

「それでも必要」

なら、導入する。

これくらいでいいと思っています。

「増やす」より「置き換える」

新しいサービスを導入するとき、

「追加する」

と考えがちです。

でも、

「置き換える」

という考え方もあります。

今使っているAが複雑。

新しいBなら同じ仕事をもっと簡単にできる。

それなら、

AをやめてBにする。

これなら、サービスの数は増えません。

場合によっては減ります。

これは結構大切です。

AIも「新しいサービス」として見る

AIも例外ではありません。

ChatGPT。

画像生成。

文章生成。

議事録。

要約。

検索。

いろいろなAIサービスがあります。

新しいAIが出るたびに、

「これも使ったほうがいいかな」

と思うかもしれません。

でも、

「今使っているAIでは何ができない？」

から考えてみる。

今のやり方で困っていないなら、

無理に増やさなくてもいい。

AIを使うこと自体が目的になると、

「AIを使った仕事を作る」

という、ちょっと不思議な状態になることがあります。

Webサイトも同じ

これはホームページにも言えます。

「そろそろホームページを作ったほうがいい」

という話をよく聞きます。

でも、

今あるSNS。

Googleの情報。

ネットショップ。

既存サイト。

これらを整理すると、

実はかなり情報が揃っていることもあります。

逆に、

情報はあるけれど、

それぞれ違う内容になっている。

最新情報がどこかわからない。

連絡先が古い。

料金が違う。

サービス名がバラバラ。

ということもある。

この場合、

新しいホームページを作る前に、

今ある情報を整理したほうがいい。

「新しく作る」が一番いい解決策とは限らない

Webの仕事では、

「作る」

ことが目立ちます。

新しいホームページ。

新しいLP。

新しいSNS。

新しいショップ。

新しいツール。

でも、

「作らない」

「増やさない」

「今あるものを直す」

という選択もあります。

むしろ、そのほうが良いケースもあります。

僕はここを結構大事にしています。

整理すると、必要なものが見えてくる

例えば、

サービスが10個あるように見えて、

実際には3つにまとめられる。

SNSが4つあるけれど、

本当に必要なのは2つ。

管理ツールが3つあるけれど、

一つはカレンダーで十分。

Webページが20ページあるけれど、

5ページは古くなっている。

こういうことがあります。

何かを追加する前に整理すると、

「何を増やすべきか」

が初めて見えてくる。

道具は少なければいい、という話でもない

ここも大事です。

僕は、

「ツールは少ないほうが偉い」

と言いたいわけではありません。

必要なら使えばいい。

仕事に合うなら、いくつ使ってもいい。

重要なのは、

「なぜ使っているのか」

がわかっていること。

役割があること。

管理できること。

そして、続けられること。

10個使っていても整理されていれば問題ありません。

3個しか使っていなくても、

「あれはどこ？」

となれば問題です。

道具箱の中身を、ときどき見る

これは「おまつの道具箱」にもつながります。

道具箱に新しい道具を入れるのは楽しい。

でも、ときどき中身を全部出してみる。

「これ、まだ使う？」

「これは何のため？」

「同じ役割のものが二つない？」

「壊れているものはない？」

「本当に必要なものはどれ？」

と確認する。

Webサービスも同じです。

デジタルだから見えにくいだけで、

実際には仕事の道具箱です。

「足す」より「整える」

新しいサービスを見ると、

「これを使えば、もっとできる」

と思います。

それは間違っていません。

でも、

「もっとできる」

と

「もっと良くなる」

は同じではありません。

できることを増やすと、

やることも増えることがあります。

だから僕は、

「このサービスを使えば何ができる？」

の次に、

「それをやる必要はある？」

と考えます。

そして、

「今あるものではできない？」

と考える。

それでも必要なら、使う。

新しい道具は、問題を解決してから

仕事がうまくいかないと、

新しいツールを探したくなります。

でも、本当に必要なのは、

ツールではなく、

順番を変えることかもしれない。

情報を整理することかもしれない。

担当者を決めることかもしれない。

テンプレートを作ることかもしれない。

やらないことを決めることかもしれない。

それでも足りない部分を、

道具で補う。

僕は、この順番がいいと思っています。

最後に

Webサービスは、これからも増えていくと思います。

新しいAIも出てくる。

便利なSNSツールも出てくる。

もっと簡単なWeb制作サービスも出てくる。

僕もたぶん、試します。

新しいものを見るのは好きなので。

ただ、

「新しいから使う」

ではなく、

「今の仕事をどう変えたいのか」

を考えてから使いたい。

そして、ときどき、

今使っているものを全部並べてみる。

必要なもの。

便利なもの。

なんとなく残っているもの。

もう使っていないもの。

同じ役割を持つもの。

それを整理する。

新しい道具を探す前に、

今ある道具を見直す。

もしかすると、

仕事を楽にする方法は、

新しいサービスを追加することではなく、

今あるものを一つ減らすことかもしれません。

便利な道具を増やすことより、

迷わず使える道具箱をつくる。

そのほうが、長く続く仕事には向いている。

僕は、そんなふうに考えています。